Ativação de comunicação e preparativos6 minutos de leitura

Este é um post originalmente publicado como parte do Hackathon Guide criado por Joshua Tauberer baseado na execução e participação em muitos hackathons.

30 dias antes

Faça o lançamento e abertura de inscrições

Mostre para as pessoas que seu evento está se iniciando naquele dia, alinhe as principais datas e traga os principais pontos com reforços em suas comunicações para que todos tenham a devida atenção. O alerta sobre os próximos eventos ou datas importantes no evento de lançamento é algo que gera o senso de urgência nos participantes para que eles possam possam atender o que essa próxima data irá demandar deles e quem sabe, já reservar um horário na agenda para aquele momento. Mostre para as pessoas que estarão participando como elas podem fazer suas inscrições, como elas podem compartilhar com outras pessoas sobre o evento e algo que pode te ajudar muito na abertura do evento é mostrar para os futuros participantes o famoso FAQ para tirar dúvidas e claro, facilitar o acesso nas perguntas mais frequentes.

Dez dias antes

Encontre líderes de projeto

Observe quem está vindo e, se você sabe que algumas dessas pessoas que estão vindo com projetos específicos, identifique os líderes de projeto. Você também pode querer se encontrar com eles neste momento para:

  • Orientá-los sobre como fazer progresso em seus projetos
  • Identificar como eles podem enfrentar os recém-chegados, quais tarefas podem ser realizadas para eles
  • Identificar que tipo de ajuda suas necessidades de projeto

Encontre ajudantes

Se você estiver realizando oficinas interativas em que os participantes acompanham em seus laptops e espera que muitos participantes compareçam, convém ter ajudantes da oficina por perto para ajudar os participantes que tenham dificuldades. Planeje pelo menos um ajudante para cada 10-20 participantes.

Além disso, encontre ajudantes para administrar uma mesa de registro e a porta da frente do prédio, se estiver trancada, e você também pode considerar a identificação de voluntários para se dedicar à fotografia, gerenciar a mídia social e documentar o que acontece no evento para contar histórias depois.

Participantes de e-mail

Você pode querer enviar um e-mail aos participantes registrados neste momento com o máximo de informações logísticas que você conhece, para que eles possam planejar com antecedência. Consulte “No dia anterior” abaixo para saber o que incluir no e-mail.

Três dias antes

Configurar comunicação de grupo

Configure uma forma de seus participantes se comunicarem digitalmente e manterem contato após o evento. Algumas opções são:

  • Uma sala de chat, como o Slack
  • Um canal de mídia social, como uma hashtag no Twitter ou um grupo do Facebook
  • Um espaço de documento compartilhado, como Google Docs ou Dropbox Paper
  • Uma lista de e-mail, como um Grupo do Google

Pense em como você contará sua história

Parte do impacto duradouro do seu evento está em como as pessoas vão se lembrar dele:

Adquirir suprimentos

Você deve trazer para o evento:

  • Papel, marcadores e fita para escrever e colocar sinais com
  • Adesivos e marcadores de crachás para as pessoas escreverem seus nomes em seus crachás
  • Cartões de notas, canetas, papel e outros suprimentos para facilitar o planejamento do projeto
  • Copos de plástico, pratos de papel e utensílios descartáveis ​​se você estiver fornecendo comida

Além disso…

  • Faça qualquer pedido de catering
  • Envie um e-mail para qualquer jornalista que você conhece e que possa estar interessado no evento
  • Carregue sua câmera para estar pronto para tirar fotos
  • Alguns locais exigem uma lista de participantes por segurança. Se você precisar enviar uma lista, certifique-se de colocá-la em ordem alfabética! A segurança provavelmente imprimirá tudo o que você tiver no estado em que se encontra e as coisas se complicarão rapidamente quando a lista não estiver em ordem.

Enviar e-mail aos participantes novamente

Você pode querer enviar um e-mail aos participantes registrados neste momento, novamente, com o máximo de informações logísticas que você conhece, para que eles possam planejar com antecedência. Consulte “No dia anterior” abaixo para saber o que incluir no e-mail.

O dia anterior

Passo a passo

Faça um passeio pelo seu local. Certifique-se de ter:

  • Mesas de banquete para hackers, mesas retangulares para oficinas
  • Chega de cadeiras (conte-as!)
  • Um filtro de linha por mesa
  • WiFi em funcionamento
  • Projetor funcionando e dongle VGA (talvez até teste seu computador)
  • Um microfone, pelo menos em salas grandes

Se você tiver duas trilhas paralelas:

  • Reveja a lista acima uma vez para a sala de hacking e novamente para a sala de treinamento
  • Certifique-se de ter espaço suficiente para manter todos em uma sala porque os participantes se reunirão em uma sala primeiro para a sessão de boas-vindas

Faça uso de email

Envie um e-mail de logística para os participantes registrados. Incluir:

  • Suas informações de contato, incluindo seu número de telefone celular, para que os participantes possam ligar / enviar mensagens de texto se não conseguirem encontrar o local
  • Qualquer informação de happy hour pré e pós-evento: local, data e hora
  • Datas e horários de início e término do evento
  • Localização do evento (endereço e nome do prédio), localização exata de entrada, direções e mapa
  • Lembrete para trazer documento de identidade se o local tiver um check-in de segurança
  • Lembrete para trazer um laptop e carregador
  • Quais alimentos / bebidas serão fornecidos e quando (café da manhã, almoço, jantar?), E quais restrições serão acomodadas (vegetariano, etc.)
  • Cronograma de workshops, se aplicável
  • Seu código de conduta (ou um link)
  • Se houver problemas de acessibilidade para deficientes com o local, inclua
  • Quaisquer materiais de leitura antecipada para prepará-los para o tópico do evento
  • Nomes dos organizadores e reconhecimento / agradecimento aos patrocinadores

Folhetos ou lembretes digitais

Faça a utilização de  folhetos para os participantes que incluem:

  • Informações WiFi (ID e senha)
  • A hashtag e o URL do evento
  • A programação (hora de início, almoço, hora de término e programação do workshop, se aplicável)
  • Uma lista de salas de descanso
  • Recomende locais próximos para almoço / jantar (e inclua um mapa, se possível)
  • Um URL curto (por exemplo, bitly) para a página do tumblr ou hackpad

Imprima uma cópia por mesa (ou seja, uma cópia para cada 5 a 10 participantes) e/ou divulgue por email para sua base.

Além disso

  • Prepare slides para a sessão de boas-vindas (se quiser)
  • Carregue seu telefone. Vai ser um longo dia amanhã.

No dia do evento

  • Esteja alinhado(a) com sua staff (equipe de evento);
  • Esteja alerta para possíveis atividades fora do cronograma como imprevistos;

Você precisa ter em mente que imprevistos podem acontecer, então esteja alinhado com sua equipe e com bons canais de comunicação para sanar qualquer evento que não esteja dentro do que foi planejado para o evento.

No final do dia, respire, deve ter sido bem agitado. Se alinhe com sua equipe e dê um grande, PARABÉNS! Porque independente de qualquer situação que possa ter acontecido, foi um trabalho em equipe.