Hackathon – Um exemplo de cronograma para o seu evento4 minutos de leitura

Este é um post originalmente publicado como parte do Hackathon Guide criado por Joshua Tauberer baseado na execução e participação em muitos hackathons.

 

Chegue cedo

  • Certifique-se de que está tudo bem: as mesas / cadeiras estão lá, o projetor funciona, os banheiros estão funcionando
  • Coloque placas da entrada principal do prédio para onde os participantes devem ir primeiro
  • Poste sinais para banheiros e quaisquer outras salas que os participantes possam precisar ir
  • Desenhe os crachás. Se forem impressos com nomes, coloque-os em ordem alfabética e, se houver muitos, agrupe-os por parte do alfabeto e cartazes.

Sessão de boas-vindas

Comece com uma breve sessão dando as boas-vindas a todos e planejando o dia:

  • Apresente os organizadores
  • Obrigado o local e patrocinadores (não esquecer ninguém – este é por isso que eles patrocinado você)
  • Explique a história e o propósito do evento
  • Mencione o código de conduta (mais uma vez, o objetivo é frequentemente definir normas, não apenas fazer cumprir as regras)
  • Pergunte quem nunca foi a um hackathon antes ou ao seu evento específico; dar um aplauso
  • Explique a logística: o Tumblr, a programação das oficinas, almoço, horário de término
  • Incentive as pessoas a fazer e compartilhar notas da sessão e registrar o progresso dos projetos (veja as notas acima sobre como contar a história do hackathon)

Em um pequeno evento (até cerca de 30 pessoas), você pode fazer com que todos os participantes se apresentem.

Qualquer pessoa que trouxe um projeto para trabalhar deve apresentá-lo a todos. Isso às vezes é chamado de “argumentos de venda do projeto”. Mantenha cada argumento de venda curto: o nome e a afiliação do líder, uma descrição do problema, a solução e as habilidades / ajuda necessárias. Os líderes de projeto tendem a falar o máximo que podem, então você pode precisar interrompê-los após um minuto para respeitar o tempo do público. Incentive os líderes a pensarem nisso não como recrutamento, mas como uma demonstração de como seu dia será maravilhoso.

 

Durante o dia

Peça a alguém para gerenciar a sala de hackers. Verifique se todos os projetos estão indo bem. Veja se alguém precisa de algo ou não consegue encontrar algo para trabalhar. Mantenha as pessoas no cronograma geral. Avise a todos quando for hora do almoço e uma hora antes da sessão de encerramento. Antes do encerramento, certifique-se de que cada projeto esteja preparado para explicar o que eles fizeram. Faça-os registrar seu progresso no tumblr.

Peça a alguém para administrar workshops. Certifique-se de que os workshops cumpram a programação, que os participantes estão entendendo o líder, podem ouvi-lo do fundo da sala, etc. Esteja por perto para garantir que o líder do workshop não tenha problemas de tecnologia. Um organizador deve estar disponível nas oficinas o tempo todo.

 

Encerramento

A sessão de encerramento dá a todos a chance de ouvir o que todos trabalharam durante o dia. Para um pequeno grupo, peça aos voluntários que relatem o que realizaram ou o que aprenderam (especialmente para os participantes do workshop). Dê às pessoas muitos aplausos.

Em grupos grandes, faça com que cada projeto relate suas realizações. Se possível, deixe-os mostrar seu trabalho no projetor. Mas seja rápido. Nesse ponto, os projetos podem ter muito a dizer. Limite cada projeto a 1 ou 2 minutos e, se eles vão mostrar algo no projetor, certifiquem-se de que esteja pronto antes do início da sessão de encerramento.

 

Finalmente:
  • Agradeça ao local e aos patrocinadores
  • Agradeça aos participantes e co-organizadores
  • Se houver um pós-evento, direcione as pessoas a ele ou peça a um voluntário para liderar as pessoas

 

Finalizar

Finalmente, uma vez que todos os participantes tenham partido, certifique-se de que o local voltou ao seu estado original:

  • Limpar
  • Remover sinais
  • Verifique se há itens perdidos

 

Post-mortem

Depois do evento:

  • Post nas redes sociais sobre um pouco do que aconteceu no evento mostrando os highlights do evento. 
  • Anote tudo que deu certo para que você possa repetir na próxima vez
  • Anote tudo o que deu errado para que você possa evitar na próxima vez
  • Calcule quanto custou o evento no total e por participante, apenas para saber
  • Pesquise os participantes sobre o que gostaram e não gostaram
  • Blog sobre o evento